1. Prévoyance
La prévoyance concerne généralement les assurances qui couvrent les risques liés à la santé, à l'incapacité de travail, à l'invalidité, et au décès. Elle est souvent complémentaire à la Sécurité sociale.
Composants de la prévoyance :
- Assurance décès : Versement d'un capital ou d'une rente aux bénéficiaires en cas de décès du salarié.
- Assurance invalidité : Versement d'une rente ou d'un capital en cas d'invalidité permanente du salarié.
- Assurance incapacité de travail : Maintien du salaire en cas d'arrêt de travail pour maladie ou accident.
- Assurance dépendance : Prise en charge des frais liés à une perte d'autonomie.
- Détails de l'Obligation de Prévoyance pour les Cadres
- Couverture Décès :
- Obligation : Les entreprises doivent souscrire une couverture décès pour leurs cadres.
- Garantie Minimale : Cette couverture doit prévoir le versement d'un capital égal à au moins 1,5 fois le salaire annuel brut du cadre en cas de décès.
- Cotisation : L'entreprise doit financer cette garantie à hauteur d'au moins 1,5 % de la tranche A du salaire brut du cadre (la tranche A correspondant à la partie du salaire inférieure au plafond mensuel de la Sécurité sociale).
- Autres Garanties de Prévoyance :
- Bien que la couverture décès soit obligatoire, les entreprises peuvent également mettre en place des garanties complémentaires pour d'autres risques comme l'incapacité de travail, l'invalidité, ou des prestations de santé supplémentaires. Ces garanties ne sont pas strictement obligatoires par la loi, mais sont souvent incluses dans les accords de branche ou les conventions collectives.
- Prévoyance pour les Non-Cadres
- Accord National Interprofessionnel (ANI) de 2013 :
- Cet accord a rendu obligatoire la mise en place d'une complémentaire santé pour tous les salariés, cadres et non-cadres, à compter du 1er janvier 2016.
- Cela signifie que tous les employeurs doivent proposer une mutuelle santé collective à leurs salariés, avec une prise en charge d'au moins 50 % du coût de la cotisation par l'employeur.
- Conventions Collectives et Accords de Branche :
- De nombreuses conventions collectives imposent des garanties de prévoyance pour les non-cadres. Ces garanties peuvent couvrir divers risques tels que l'incapacité de travail, l'invalidité, le décès, et parfois des garanties de santé supplémentaires.
- Les employeurs doivent vérifier les obligations spécifiques de la convention collective applicable à leur secteur pour s'assurer du respect des exigences en matière de prévoyance.
- Accords d'Entreprise :
- Les entreprises peuvent également négocier des accords collectifs avec les représentants du personnel pour mettre en place des régimes de prévoyance pour leurs salariés non-cadres. Ces accords peuvent prévoir des garanties spécifiques en fonction des besoins de l'entreprise et de ses salariés.
2. Mutuelle
La mutuelle, ou complémentaire santé, couvre tout ou partie des frais de santé qui ne sont pas pris en charge par la Sécurité sociale.
Depuis le 1er janvier 2016 (le 1er juillet 2016 en Alsace-Moselle), tous les salariés doivent avoir accès à une couverture minimale de prévoyance complémentaire à caractère collectif et obligatoire en vue de couvrir les frais occasionnés par une maladie, une maternité ou un accident.
Composants de la mutuelle :
· Frais médicaux courants : Consultations chez le médecin, médicaments, etc.
· Hospitalisation : Frais de séjour à l'hôpital, interventions chirurgicales.
· Soins dentaires : Prothèses, orthodontie.
· Soins optiques : Lunettes, lentilles de contact.
a. Participation de l'employeur
L'employeur doit prendre en charge au moins 50 % du coût des cotisations de cette mutuelle. Le reste est à la charge du salarié, qui verra cette somme prélevée sur son salaire.
b. Caractère obligatoire pour le salarié
En règle générale, la mutuelle est obligatoire pour tous les salariés, même si ceux-ci bénéficient déjà d'une autre couverture complémentaire santé. Toutefois, des cas de dispense sont prévus, notamment pour :
· Les salariés déjà couverts par la mutuelle obligatoire du conjoint,
· Les salariés en CDD de courte durée,
· Les apprentis ou salariés à temps partiel sous certaines conditions.
c. Les cas de dispense
Certains salariés peuvent refuser d'adhérer à la mutuelle d'entreprise, notamment :
- Ceux déjà couverts par une autre mutuelle obligatoire (conjoint, autre employeur),
- Les salariés en CDD ou mission temporaire de moins de 12 mois,
- Les salariés à temps très partiel ou en apprentissage, sous réserve que leur cotisation représente une part excessive de leur rémunération.
La mutuelle d’entreprise doit respecter un socle de garanties minimal défini par la loi, couvrant des dépenses telles que :
- 100 % du ticket modérateur pour les consultations, actes médicaux et pharmacie,
- Le forfait journalier hospitalier,
- Des remboursements pour les soins dentaires (125 % du tarif de la Sécurité sociale) et optiques.
Certaines conventions collectives peuvent imposer des garanties de remboursement qui vont au-delà du panier de soins minimal fixé par la loi. Ces garanties supplémentaires peuvent inclure :
- Des remboursements plus élevés pour les frais dentaires ou optiques,
- Des prises en charge spécifiques pour les soins de prévention (ostéopathie, vaccins, etc.),
- Une couverture plus complète pour les hospitalisations ou soins coûteux.
Certaines conventions collectives peuvent également recommander des organismes assureurs ou des prestataires de mutuelle. Ces recommandations ne sont pas forcément contraignantes pour l'employeur, mais il est souvent conseillé de suivre ces préconisations car :
- Les organismes recommandés peuvent offrir des conditions avantageuses (cotisations plus basses, meilleures garanties) grâce à des négociations collectives,
- Le cadre conventionnel garantit que les offres sont adaptées aux besoins spécifiques du secteur d’activité.
Le contrat responsable est un type de mutuelle santé qui suit des règles spécifiques pour encourager les assurés à respecter le parcours de soins coordonné (consultation du médecin traitant avant un spécialiste). Il offre une couverture minimale obligatoire (ticket modérateur, forfait hospitalier) tout en limitant les remboursements pour certains actes, comme les dépassements d'honoraires ou les équipements optiques et dentaires.
Les contrats responsables incluent le dispositif 100 % Santé, garantissant un remboursement intégral pour certains soins (optique, dentaire, auditif) sans reste à charge.
En contrepartie, ils donnent droit à des avantages fiscaux et sociaux pour les employeurs et les salariés (exonération de cotisations sociales) et déduction des cotisations sur le bénéfice imposable de la société sous certaines conditions.
g. Aide versement santé
Pour certains salariés, la brièveté des contrats de travail et les changements incessants d’entreprise sont difficilement compatibles avec le principe d’une couverture santé attachée à un employeur.
Face à ce constat, les pouvoirs publics ont mis en place le « versement santé ».
Le mécanisme prend la forme d’une aide versée par l’employeur à certains salariés, destinée au financement par les intéressés d’une couverture santé individuelle « responsable ». Les salariés concernés doivent justifier de cette couverture pour bénéficier de l’aide.
Cette aide se substitue à la couverture « frais de santé » collective et obligatoire de l’entreprise. Elle ne peut en effet se cumuler ni avec une couverture complémentaire collective et obligatoire, ni avec la complémentaire santé solidaire, ni avec une couverture complémentaire donnant lieu à la participation financière d’une collectivité publique.
3. Gestion en paie
Cotisations
Les cotisations pour la prévoyance et la mutuelle sont souvent partagées entre l'employeur et les salariés. Elles doivent être calculées et prélevées sur les bulletins de paie.
Procédure :
- Identification des bénéficiaires : Recenser les salariés éligibles à chaque régime de prévoyance et de mutuelle.
- Calcul des cotisations :
- Prendre en compte la part salariale et la part patronale.
- Utiliser les taux de cotisation spécifiés par les contrats de prévoyance et de mutuelle.
- Prélèvement sur le salaire : Déduire la part salariale des cotisations sur le bulletin de paie.
- Versement aux organismes assureurs : Transférer les cotisations prélevées aux organismes de prévoyance et de mutuelle.
- Obligations de l'employeur : Certaines entreprises sont obligées de proposer une couverture minimale à leurs salariés (par exemple, une mutuelle santé).
- Accords collectifs : Les conventions collectives peuvent imposer des régimes spécifiques de prévoyance et de mutuelle.
- Déclarations sociales : Les cotisations doivent être déclarées aux organismes sociaux (Urssaf, par exemple).
4. Bulletin de paie
Le bulletin de paie doit mentionner clairement :
- Les montants des cotisations salariales et patronales pour la prévoyance et la mutuelle.
- Les organismes bénéficiaires de ces cotisations.
- Les éventuelles contributions employeur non soumises à charges sociales (sous certaines conditions).
5. Logiciels de paie
L'utilisation de logiciels de paie adaptés permet d'automatiser le calcul et la gestion des cotisations de prévoyance et de mutuelle. Ces logiciels permettent d’effectuer l’intégration et le contrôle des fiches de paramétrages des organismes en utilisant les moyens techniques suivants :
- Autocontrôle : reportez-vous au paragraphe 6
- Intégration automatique des FPOC (Fiche de Paramétrage des Organismes Complémentaires)
- Mise à jour automatique à chaque nouvelle FPOC
- Intégration complète en DSN pour automatiser et fiabiliser les déclarations et les paiements
- Traitement des comptes rendus des organismes
6. Autocontrôle
L'autocontrôle des fiches de paramétrage en DSN (Déclaration Sociale Nominative) est essentiel pour s'assurer que les informations transmises aux organismes sociaux sont correctes et conformes aux exigences légales. Voici les étapes clés pour réaliser cet autocontrôle :
1. Vérification des Informations de Base
- Identifiants de l'entreprise : Vérifier le SIRET, le code NAF, et les autres identifiants fiscaux et sociaux.
- Informations sur le personnel : S’assurer que les informations personnelles des salariés (nom, prénom, numéro de sécurité sociale, date de naissance) sont exactes et à jour.
- Établissements : Chaque établissement de l'entreprise doit être correctement référencé avec ses informations spécifiques.
- Postes de travail : Vérifier que chaque poste de travail et la catégorie de personnel sont bien définis et attribués.
- Types de contrats : Les différents types de contrats (CDI, CDD, apprentissage, etc.) doivent être correctement paramétrés.
- Éléments de rémunération : S’assurer que les différents éléments de rémunération (salaire de base, primes, heures supplémentaires, etc.) sont correctement définis.
- Cotisations sociales : Vérifier que les taux de cotisation (URSSAF, retraite, prévoyance, etc.) sont à jour et appliqués correctement.
- Heures travaillées : Contrôler les informations relatives aux heures travaillées, aux absences, et aux congés.
- Anomalies de cohérence : Utilisez les outils de contrôle de cohérence fournis par les logiciels de paie pour détecter et corriger les incohérences dans les données.
- Retours des organismes sociaux : Examinez attentivement les retours des organismes sociaux suite à l'envoi des DSN pour identifier et corriger les erreurs signalées.
- Simulation de DSN : Avant l'envoi définitif, réaliser des simulations de DSN pour détecter d'éventuelles erreurs.
- Tableaux de bord et indicateurs : Utiliser des tableaux de bord pour suivre les indicateurs clés de votre DSN et identifier les anomalies potentielles
6.Outils d’autocontrôle
Nous utilisation DSN-CTL qui est un outil puissant d'auto-contrôle qui analyse les DSN produites (qu'elles soient mensuelles ou événementielles) avec les FPOC au format XML reçues des organismes complémentaires.
L'outil détecte notamment si la DSN produite répond strictement au paramétrage attendu par l'organisme complémentaire (bonne référence contrat, bon code option, bons taux de cotisations, bonne validité des dates, ...)
Contrairement à l'outil DSN-FPOC, l'outil DSN-CTL est plus complet et contrôle également l'intégralité de la DSN pour déterminer si elle répond bien à la norme DSN en vigueur ainsi qu'à l'attendu de certains organismes, notamment l'URSSAF.
Conclusion
La gestion des prévoyances et des mutuelles en paie est un processus complexe qui nécessite une bonne connaissance des obligations légales et des accords collectifs en vigueur.
L'automatisation via des logiciels de paie peut grandement faciliter cette gestion et assurer la conformité avec les réglementations en vigueur.